Data Driven Facility Management

Wilt u volledig grip op de uitvoering van uw dagelijkse onderhoud en onderhoudspartijen? Dan is Data Driven Facility Management uw oplossing!

De uitdaging

Grote onderhoudspartijen hebben het uitvoeren van het dagelijks onderhoud ingericht op ‘operational excelence’ ofwel alles binnen de organisatie is gericht op efficiency om zo tegen een lage prijs te kunnen leveren.

Hierdoor zijn deze partijen minder goed in het leveren van toegevoegde waarde.  Adviezen voor het verbeteren van de inrichting van het dagelijks onderhoud op het werkelijk gebruik en risico’s of verbeter voorstellen naar aanleiding van herhaalstoringen, blijven uit.

Daar zijn kleinere gespecialiseerde onderhoudsbedrijven beter in, maar daar moeten grotere facilitaire diensten weer niet aan denken. Een ‘single point of contact’ is immers wel zo makkelijk en SLA afspreken en bewaken voor al die leveranciers is voor hen ook een ‘gruwel’.

Maar hoe verkrijgt de facilitaire dienst toegevoegde waarde met behoud van grip op de dienstverlening?!

De oplossing

Koppeling tussen contract en gebouw
Heldere interne processen, moderne facilitair management softwaresystemen (Fmis) in combinatie met moderne regelinstallaties en slimme installaties die allen werken met moderne uniforme communicatieprotocollen, kunnen u hierbij helpen.

De case
Bij een grote gemeente was als Fmis het fabricaat Topdesk in gebruik. De gemeente wilde graag plaatselijk het onderhoud contracteren zonder dat de beheerlast toenam.

Onze oplossing
Topdesk is een Fmis dat beschikt over een uniform communicatieprotocol. HIJ5 Energie Consultants leverde aan deze gemeente eerder ook een moderne regelinstallatie met een open software architectuur en dezelfde uniforme moderne communicatieprotocollen.
Alle facilitaire processen, dus zowel de klachten en wensen als de automatische meldingen worden over het eigen Fmis systeem aangestuurd en geautomatiseerd naar de gecontracteerde leveranciers geleid. De leveranciers verrijken de informatie in het Fmis met werkbonnen, rapporten, tijd van de afhandeling en dergelijke.
Voor de leveranciers is er een hub en internetsite ontwikkeld waar gegevens kunnen worden geüpload zonder direct toegang te krijgen tot het Fmis systeem.

Het resultaat

Door een dashboard en door alle detail-informatie in het Fmis systeem heeft de facilitaire dienst volledig grip op de kwaliteit van de dienstverleningen. Alle wettelijk verplichte keuringsrapporten zijn up-to-date en eenvoudig vindbaar. Er kunnen meerdere kleinere gespecialiseerde leveranciers worden gecontracteerd zonder dat de beheerslast wordt vergroot.

Ook is het mogelijk, door gebruik van de moderne communicatieprotocollen, de data uit een energiemonitoring systeem te koppelen aan data in het gebouwbeheersysteem (bijvoorbeeld de vakanties) en geautomatiseerd afwijkend energieverbruik via Fmis naar een leverancier te sturen. De leverancier kan dan gepaste maatregelen treffen.

Een ‘single point of contact’ kan worden verkregen door HIJ5 als externe onafhankelijke regievoerder te contracteren.

Voor de toekomst verwachten wij verbetering van de prestatie van de gebouwinstallaties, hogere gebruikers tevredenheid en een totale kostenbesparing op; onderhoudskosten, onderhoudsbeheerskosten en energiekosten, van minimaal 35%