Data Driven Facility Management

De wanorde van facilitair management

Het continu druk bezig zijn met operationele zaken omtrent de gebouwgebonden installaties is de werkelijkheid voor veel facilitaire bedrijven. De constante vraag, de veelvoud van verschillende vraagstukken en de communicatie met leveranciers rondom werkorders en facturen staan in de weg van stabiele controle over de vastgoedportefeuille. Het compleet ontzorgen van het beheer kan extern worden verzorgd, maar wordt vaak gedaan door grote bedrijven die geen binding hebben met de klant en met de producten die ze leveren. Het gemis van een betrokken of persoonlijk gevoel door deze partijen leidt vaak, bij de mensen die er intern verantwoordelijk voor zijn, tot moeilijke situaties en spanningen.

Op het gebied van onderhoud van gebouwgebonden installaties, wettelijke keuringen, klachten en storingen zijn er nog genoeg efficiëntieslagen te maken zonder deze vraagstukken compleet uit te besteden. Aan de basis van dit alles staat het controleren van dit vaak hectische proces.

Het verschil tussen data en inzicht

In de huidige wereld waarin gebouwen zelf data produceren hebben wij een systeem ontwikkeld dat, samen met het Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS) van de klant, de vertaalslag maakt van deze gebouwdata naar gebouwinzicht.

Dit systeem ordent de vraagstukken vanuit de gebruikers en de gebouwautomatisering in een workflow die ervoor zorgt dat strategische keuzes gemaakt kunnen worden, processen efficiënter ingezet worden en is het eenvoudiger om op terugkerende problemen in te grijpen. De drie basispijlers van het systeem zijn: contracteren op basis van vertrouwen, lean contracting en integraal asset management. Met deze drie-eenheid houden we de kosten laag en worden de juiste dingen gedaan zodat de waarde van de vastgoedportefeuille geborgd blijft.

De koppeling tussen contract en gebouw

De workflow van dit data-driven facility management bevat een geoptimaliseerde vorm van contracteren waarin gestuurd wordt op KPI’s en het opzetten van een compleet digitaal contract, inclusief assetlijst. Dit zorgt voor stabiele controle en overzichtelijke, controleerbare afspraken met de onderaannemers. Ook het facturatieproces wordt op deze manier gekoppeld wat ervoor zorgt dat de klant zichzelf ontzorgt door gebruik te maken van onze geautomatiseerde workflow.

Zodra de gebouwautomatisering een probleem signaleert, wordt dit via de workflow direct gecommuniceerd naar de betreffende onderaannemer. Doordat deze acties gekoppeld worden aan het digitale contract en dus aan de assetlijst, wordt inzichtelijk waar de pijnpunten zitten en wat de aard en frequentie is van de (terugkerende) problematiek. Het systeem zorgt er dus voor dat KPI’s meetbaar worden en onderaannemers hier automatisch op aangestuurd worden.

De voordelen van een geautomatiseerde workflow

Dit alles verloopt volledig automatisch en hoeft dus niet meer worden bijgehouden in Excel of memo’s. Doordat wij samenwerken met het FMIS van de klant en niet op een extern platform, is het voor iedereen bij de facilitaire organisatie eenvoudig om mee te werken en blijft de data ook bij de klant.

De geautomatiseerde lijnen in de contractvorming zorgen ervoor dat processen lopen zoals bedoeld zonder dat ze veel tijd in beslag nemen. Dit betekent dat er meer tijd is om strategische beslissingen te nemen om bijvoorbeeld de vastgoedportefeuille te verduurzamen of de toekomst van huisvestiging uit te werken in een strategisch huisvestingsplan.